第一章   总 则

第一条  为了加强教学管理，实现学籍档案管理工作的制度化、规范化和科学化，根据陕商院发【2006】第13号文件《关于下发陕西国际商贸学院学生档案管理制度的通知》精神，特制定本细则。

第二条  学籍档案管理工作要强化服务意识，本着为学生负责，为社会负责，为用人单位负责的原则，做到详实、完整、规范，实行学院统一管理与系部管理相结合的管理办法。

第三条  各系为学籍档案的建立与日常管理的基层机构。由系教学秘书或专职档案管理员负责本系学生学籍档案的管理工作。

第二章   职 责

第四条  各系专职档案管理员或兼任档案管理工作的教学秘书的职责为：

1、做好档案的收集、整理、分类、登记建卡、编号和保管等工作。做到管理科学，案卷排列整齐，主次分明，标志明确。

2、严格遵守《学生档案管理制度》，重视并做好档案管理工作。注意档案的防火、防盗、防潮、防鼠和防虫等工作。发现问题及时向领导汇报。

3、坚守工作岗位，遵守保密制度，确保档案安全。

4、使用计算机处理档案信息时，要保证准确无误。计算机内档案信息必须有相应的备份盘，防止因断电、病毒侵害等原因造成信息丢失。

第三章   档案的收集与传递

第五条  为了使学籍档案符合国家有关档案管理工作的要求，学生在校期间应不断充实完善档案内容。招生办、学工部和教务处要及时按要求将有关学籍档案材料及时分送到各系；各系档案管理人员或兼管学生档案工作的教学秘书应按学生个人学籍档案归档。

第六条  统招生原高中的档案由各系档案管理人员在学生入学报到注册时收取并归档。

第七条  社招学生报到注册后，各系造册登记建立新的学籍档案。

第八条  学籍档案的基本内容及传递要求：

1、“录取通知书”：统招生的录取通知书由各系在学生报到注册时收取并存档；社招生的录取通知书在每年12月底前由招办转至各系存入学生学籍档案。

2、“转专业申请表”：转专业学生到新专业报到注册时将“转专业申请表”交各系档案管理员并存入学生学籍档案。

3、“军训考核表”：由学工部在每年12月15日前转至各系并存入学生学籍档案。

4、“体检表”；由学工部在每年12月15日前转各系并存入学生学籍档案。

5、“学生登记卡”：由学工部于每年10月底前提供标准表格发各系，各系组织学生填写基本信息后交各系档案管理员处，由档案管理员填写后续内容。

6、“毕业生登记和鉴定表”：由教务处教务科提供标准表格，于学生第三学期12月底前发至各系教学秘书，各项信息填写完整后交各系档案管理员处，由档案管理员填写后续内容。

7、“学生学籍卡”：由教务处教务科提供纸质表格一式两份于每年11月15日前发给各系教学秘书。由辅导员在新生入学第一学期填写学生基本信息，12月底前交系档案管理员保存。各系档案管理员必须在每年5月底前将毕业班学生全部成绩填写到“学生学籍卡”背面，经教务处检查并验印后，一份入学生学籍档案，一份交教务科长期保存。

8、毕业生在校期间获得的国家级、省级和院级等各类表彰材料及登记表，由学工部于当年5月底前交系档案管理员归档。

9、学生在校期间违犯校规校纪，触犯国家法律形成的处理结果及其撤销处分的决定等由学工部在处理结果形成文件后五日内交各系档案管理员存入学生学籍档案。

10、学生参加社会实践的总结材料由辅导员收集，于每年11月底前交各系档案管理员存入学生学籍档案。

11、各系档案管理员应在6月10日前将建档完毕的毕业生档案材料整理并经系主任审核后，于毕业生离校时交学生带走，并做好登记工作。

第九条  学生转专业时，由原在系负责按学生转专业的批件及时将档案转给新系，并做好记录。

第十条  学生退学由各系档案管理员按退学批件将学生档案交学生本人带走。

第十一条  转出转入的学籍档案材料必须完整、齐全。凡归档材料必须字迹清楚，数字准确。各类材料必须用A4办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。

第四章   档案利用与纪律

第十二条  凡需查阅学籍档案者，须经系主任同意批准。系助理只可查阅本系、辅导员只可查阅本班学生档案，查阅时不得将档案带出档案室外。其他人一般不得查阅学生学籍档案。

第十三条 查阅学生学籍档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料。未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十四条  学籍档案一律不外借。

第十五条  学生个人不得查阅本人或他人档案。

第五章   责任与监督

第十六条  学生学籍档案管理是一项关到学生终身利益的大事，各有关部门要认真对待，互相协作，按要求完善档案中的内容。

第十七条  学院办公室、人事处、学工部和教务处将适时组成专门机构检查各系学生档案管理工作，对因玩忽职守造成的档案内容未及时更新造成重大事故者，报学院有关部门处理。